Hướng dẫn đồng bộ lao động và kích hoạt mã đơn vị BHXH mới

Việc đồng bộ lao động và kích hoạt mã đơn vị BHXH mới trên Cổng Bảo hiểm xã hội là bước cần thiết để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục bảo hiểm trên hệ thống. Quy trình này giúp chuẩn hóa dữ liệu, hạn chế sai lệch thông tin và bảo đảm việc kê khai được thực hiện chính xác. Bài viết dưới đây MISA AMIS BHXH sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện đơn giản, đúng quy định và dễ áp dụng.

1. Chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH

Theo Công văn số 1804/BHXH-QLT ngày 04/08/2025 và Kế hoạch 3115/KH-BHXH ngày 13/08/2026, từ ngày 01/09/2026, BHXH Việt Nam thực hiện chuyển đổi, sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH của người tham gia và bộ mã quản lý đơn vị trên các phần mềm nghiệp vụ của BHXH Việt Nam.

Việc chuyển đổi mã số BHXH không làm thay đổi quá trình tham gia, thời gian đóng hoặc quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN của người lao động. Theo đó, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm kiểm tra, chuẩn hóa, đồng bộ thông tin người lao động và thực hiện kích hoạt mã đơn vị BHXH mới theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

2. Các bước đồng bộ lao động và kích hoạt mã đơn vị BHXH mới

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký, kích hoạt mã mới trên Cổng Dịch vụ công BHXH và đồng bộ thông tin người lao động theo 04 bước sau:

Bước 1: Tra cứu mã đơn vị BHXH mới từ 01/09/2026

• Đơn vị truy cập Trang tra cứu đơn vị tham gia BHXH của BHXH Việt Nam để kiểm tra mã đơn vị mới tại đường link: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/don-vi-tham-gia-bhxh.aspx
• Thực hiện nhập các thông tin tra cứu gồm:

• • Mã đơn vị
  • Tên đơn vị
  • Mã số thuế
  • Chọn cơ quan BHXH quản lý tương ứng.
• Nhấn “Tra cứu” để hệ thống hiển thị mã đơn vị BHXH mới từ 01/09/2026.

Thông tin mã mới được cập nhật tại cột “Mã đơn vị”, theo cấu trúc: Mã định danh đơn vị + Mã đối tượng + Mã loại hình.

Lưu ý: Đơn vị cần thực hiện tra cứu trực tiếp trên hệ thống BHXH để lấy mã đã được chuyển đổi chính thức; tuyệt đối không tự thiết lập mã mới dựa trên việc ghép mã số thuế.

Nếu hệ thống đã hiển thị mã đơn vị mới, sử dụng mã này để thực hiện các bước tiếp theo. Trường hợp nếu hệ thống vẫn hiển thị mã cũ, đơn vị tiếp tục sử dụng mã cũ cho đến khi được cập nhật sang mã mới.

Bước 2: Đăng ký mã đơn vị mới trên Cổng Dịch vụ công BHXH

Đơn vị truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/, sau đó chọn chức năng “Đăng ký” để thực hiện đăng ký mã đơn vị mới.

Bước 3: Nhập thông tin và kích hoạt tài khoản

Tại giao diện đăng ký, đơn vị thực hiện:

• Nhấn nút “Chọn” ở mục Cơ quan BHXH, tìm và chọn loại hình tổ chức và cơ quan BHXH phù hợp.
• Nhập mã đơn vị BHXH mới cùng các thông tin theo yêu cầu.
• Kiểm tra tính chính xác của thông tin và chọn “Đăng ký”.
• Kích hoạt tài khoản thông qua email/SMS đã đăng ký (nếu có).

Lưu ý: Trường hợp tiếp tục sử dụng mật khẩu cũ trên Cổng Dịch vụ công BHXH, đơn vị không thực hiện chức năng “Cấp lại mật khẩu”.

Bước 4: Đồng bộ thông tin người lao động vào mã đơn vị mới

Sau khi kích hoạt thành công mã đơn vị mới, đơn vị thực hiện đăng nhập Cổng Dịch vụ công BHXH và thực hiện Kê khai hồ sơ → Quản lý lao động → Nhập vào từ BHXH.

Thao tác này nhằm đồng bộ danh sách người lao động vào mã đơn vị mới, làm cơ sở tiếp tục thực hiện kê khai và giải quyết các thủ tục BHXH trên hệ thống.

Trên đây là chi tiết 04 bước thực hiện đồng bộ và kích hoạt mã đơn vị BHXH mới. Sau khi hoàn tất đồng bộ lao động và kích hoạt mã đơn vị BHXH mới, doanh nghiệp đã hoàn thành bước quan trọng để tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ bảo hiểm trên hệ thống. Tuy nhiên, công việc của HR/C&B không dừng lại ở đó. Việc cập nhật biến động lao động, kê khai tăng giảm, theo dõi quá trình đóng và quản lý hồ sơ BHXH vẫn cần được thực hiện thường xuyên, chính xác và đúng thời hạn.

Nếu quản lý thủ công, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát dữ liệu, dễ phát sinh sai sót khi kê khai hoặc mất nhiều thời gian tra cứu, đối chiếu hồ sơ. MISA AMIS BHXH được phát triển nhằm giải quyết những vấn đề này thông qua nền tảng bảo hiểm xã hội điện tử tích hợp AI Agent.