Biên lai là gì? Phân loại, quy định về biên lai CHI TIẾT

Biên lai là gì là câu hỏi thường gặp đối với cá nhân, tổ chức khi thực hiện các giao dịch tài chính hoặc nghĩa vụ với Nhà nước. Việc hiểu rõ về khái niệm, mục đích sử dụng và đặc điểm của biên lai giúp đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ giải đáp chi tiết về biên lai và các vấn đề liên quan.

1. Biên lai là gì?

Biên lai được hiểu là chứng từ dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

• Hình thức biên lai

Biên lai được thể hiện dưới hai hình thức: điện tử hoặc đặt in.

• • Đối với biên lai điện tử: Là chứng từ ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
  • Đối với biên lai đặt in: Là chứng từ bằng giấy, cơ quan quản lý thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in (loại không in sẵn mệnh giá) được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.

Căn cứ khoản 1 Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2026.

Tuy nhiên, căn cứ khoản 2 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

2. Biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2026. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Tổ chức sử dụng biên lai giấy phải thực hiện chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Như vậy, biên lai giấy đặt in theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà chưa sử dụng hết thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026. Trường hợp đến hết ngày 31/12/2026 vẫn còn biên lai chưa sử dụng, tổ chức phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Bên cạnh đó, kể từ ngày 01/01/2027, các tổ chức đang sử dụng biên lai giấy có trách nhiệm chuyển đổi sang biên lai điện tử và áp dụng theo định dạng chuẩn dữ liệu.

• Thời điểm lập biên lai

Căn cứ theo quy định Khoản 1 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập biên lai như sau:

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí trừ các trường hợp quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này.

Như vậy, biên lai phải được lập ngay tại thời điểm khấu trừ hoặc thu tiền, không phụ thuộc vào thời điểm kê khai hay nộp ngân sách.

2. Nội dung bắt buộc có trên biên lai

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP về những nội dung cần có trong biên lai, gồm:

• Tên biên lai
• Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai

Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (một loại biên lai có thể có nhiều mẫu). Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và hai chữ số cuối của năm dương lịch.

• • Ký hiệu mẫu biên lai điện tử có năm ký tự gồm: Ba chữ cái (EBL) và hai ký tự số, cụ thể: (01) thể hiện biên lai thu phí, lệ phí không có mệnh giá, (02) thể hiện biên lai thu phí, lệ phí có mệnh giá. Ví dụ: EBL01, EBL02.

• • Ký hiệu biên lai điện tử gồm năm ký tự:

– Hai ký tự đầu tiên là hai chữ số Ả Rập thể hiện năm lập biên lai điện tử được xác định theo hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập biên lai điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;

– Một ký tự tiếp theo là một chữ cái được quy định là T áp dụng đối với biên lai điện tử do tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

– Hai ký tự tiếp theo là nhóm hai chữ cái trong hai mươi chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y thể hiện ký hiệu biên lai được tự xác định, theo nhu cầu quản lý.

• Số biên lai
  • Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Số này được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 08 chữ số.
  • Đối với biên lai điện tử, số biên lai được đánh bắt đầu từ số 01 kể từ ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng, và kết thúc vào ngày 31/12 của từng năm.
• Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
• Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền thể hiện bằng số và bằng chữ.
• Ngày, tháng, năm lập biên lai.
• Chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
• Ngôn ngữ và định dạng trên biên lai

• • Biên lai thể hiện bằng tiếng Việt; bổ sung tiếng nước ngoài (nếu cần) thì ghi bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc ghi bên dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
  • Chữ số sử dụng là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9.
  • Đơn vị tiền tệ ghi trên biên lai là đồng Việt Nam; trường hợp pháp luật quy định khoản thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc quy đổi theo tỷ giá quy định Nghị định số 362/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
• Thông tin bổ sung trên biên lai

Ngoài các nội dung bắt buộc, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí được phép bổ sung thông tin khác (kể cả logo, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo) phù hợp quy định pháp luật, nhưng không được che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc trên biên lai; đồng thời cỡ chữ của nội dung bổ sung không được lớn hơn cỡ chữ của nội dung bắt buộc.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

3. Các quy định về biên lai cần nắm rõ

Phải đăng ký khi sử dụng biên lai điện tử

Căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

Điều 25. Ủy nhiệm lập biên lai

1. Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai. Việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo hình thức văn bản, đồng thời phải gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm chậm nhất là 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai. Việc đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Như vậy:

• Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai
• Việc ủy nhiệm giữa các bên phải được lập bằng văn bản và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm chậm nhất 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai.
• Việc đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Phương thức lập biên lai điện tử

Căn cứ Điều 26 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên lai điện tử được lập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ, hoặc trên phần mềm chứng từ điện tử của đơn vị.

Biên lai được lập đúng quy định tại Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính. Trường hợp biên lai không đáp ứng quy định tại Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.

Việc lập biên lai điện tử phải bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực các giao dịch phát sinh; đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, và pháp luật về thuế, phí và lệ phí.

Phải gửi bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử cho Cơ quan thuế

Căn cứ theo điểm b Điều 29 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

b) Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử, tổ chức nhận ủy nhiệm lập biên lai sau khi lập đầy đủ các nội dung trên biên lai điện tử gửi cho người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí gửi cho cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính trong ngày lập biên lai (trừ phí hải quan; lệ phí hàng hoá, hành lý, phương tiện vận tải quá cảnh) theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Theo đó, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử, tổ chức nhận ủy nhiệm lập biên lai theo quy định thực hiện chuyển dữ liệu biên lai điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TH-BLĐT Phụ lục III kèm theo thông tư 91/2026/TT-BTC.

4. Biên lai và hóa đơn khác nhau thế nào?

Dưới đây là bảng so sánh những điểm khác biệt giữa biên lai và hóa đơn:

Tiêu chí so sánh	Biên lai	Hóa đơn
Khái niệm	Là chứng từ do tổ chức thu tiền lập, ghi nhận số tiền đã thu khi thu phí, lệ phí thuộc phạm vi quản lý của cơ quan nhà nước và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.	Là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Chủ thể lập	Tổ chức thu phí, lệ phí,cơ quan thuế lập khi thu khoản thu là lệ phí, phí thuộc ngân sách nhà nướcTrong đó, cơ quan quản lý thuế bao gồm: cơ quan thuế và cơ quan hải quan. (khoản 2 Điều 2 Luật Quản lý thuế 2025)	Do người bán là tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định.
Mục đích lập	Được sử dụng để xác nhận số tiền đã thu từ các hoạt động liên quan tới phí, lệ phí hoặc khoản thu khác.	Được lập để ghi nhận hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thời điểm lập	Khi phát sinh giao dịch thu tiền được thực hiện theo đúng quy định.	Theo thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc theo thỏa thuận về thời điểm lập hóa đơn với người mua.
Tư cách chủ thể tham gia quan hệ	Người nộp tiền và người thu tiền.	Người mua và người bán.
Cách xác định nghĩa vụ nộp/hoàn thành	Căn cứ vào biên lai, xác định nghĩa vụ đã hoàn thành đối với khoản thu.	Thể hiện việc hoàn thành nghĩa vụ khi giao dịch hàng hóa, dịch vụ phát sinh.
Nội dung chi tiết	– Ghi rõ tên biên lai, mã hiệu mẫu và ký hiệu.– Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí. – Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền thể hiện bằng số và bằng chữ. – Ngày, tháng, năm lập biên lai. – Chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí. – Sử dụng tiếng Việt làm ngôn ngữ chính để thể hiện. – Chữ số sử dụng là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9. – Đơn vị tiền tệ ghi trên biên lai là đồng Việt Nam	– Thông tin chung: Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số, số hóa đơn.– Người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế. – Người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế/mã định danh. – Nội dung giao dịch: Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền, thuế GTGT, tổng thanh toán. – Chữ ký: Người bán và người mua; hóa đơn điện tử không bắt buộc chữ ký người mua (trừ khi có thỏa thuận). – Thời điểm: Lập hóa đơn và ký số (định dạng ngày/tháng/năm). – Mã cơ quan thuế: Áp dụng với hóa đơn điện tử có mã. – Khoản bổ sung: Phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại và nội dung liên quan (nếu có).

Hi vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ biên lai là gì, vai trò và các quy định liên quan đến việc sử dụng biên lai trong thực tế. Việc nắm vững nội dung này sẽ giúp các đơn vị thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính, đảm bảo quyền lợi và tuân thủ pháp luật.

Phần mềm quản lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số

Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng Xml, PDF về.