Cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa

Điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng hóa là một trong những công việc quan trọng, bởi nếu không xử lý kịp thời sẽ ảnh hưởng đến tính hợp lệ, khấu trừ thuế cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, MISA sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý.

1. Sai tên hàng hóa có cần xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế?

Có. Sai tên hàng hóa doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Căn cứ khoản 13 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Việc ghi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn, việc khấu trừ thuế GTGT, hạch toán chi phí cũng như độ tin cậy khi bị kiểm tra, thanh tra thuế.

Nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai sót về tên hàng hóa:

• Thao tác sai hoặc bất cẩn khi lập hóa đơn
• Tiếp nhận thông tin sai lệch từ bộ phận bán hàng hoặc kho, dẫn đến nhầm lẫn tên hàng hóa
• Chưa cập nhật kịp thời thông tin hàng hóa mới, thay đổi về quy cách hoặc mã số hàng
•  Lỗi hệ thống phần mềm hóa đơn gây hiển thị sai dữ liệu.
• Do cố tình ghi sai tên hàng hóa

Doanh nghiệp cần đánh giá mức độ sai sót để lựa chọn biện pháp xử lý phù hợp, đồng thời tuân thủ việc ghi nhận và nộp báo cáo theo đúng quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Việc xử lý này phải được xử lý trước khi cơ quan thuế có thông báo kiểm tra, thanh tra việc sử dụng hóa đơn, chứng từ.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa

Căn cứ khoản 13 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định có 2 cách để xử lý hóa đơn viết sai tên hàng hóa: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng hóa hoặc Lập hóa đơn thay thế hóa đơn sai tên hàng hóa.

Khi phát hiện sai sót về tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã phát hành mà không làm thay đổi toàn bộ nội dung của hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp nội dung sai sót quá lớn và ảnh hưởng đến toàn bộ hóa đơn hoặc không thể hiện đúng bản chất giao dịch thì người bán cần lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận

• • Đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác hoặc hộ/cá nhân kinh doanh, các bên cần lập biên bản thỏa thuận giữa người mua và người bán. Biên bản phải ghi rõ nội dung sai sót về tên hàng hóa, lý do sai sót và biện pháp xử lý theo thỏa thuận.
  • Trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh: Người bán có thể thực hiện việc gửi thông báo về sai sót cho người mua thông qua email, phần mềm, hoặc website của mình (nếu có), thay cho việc lập biên bản thỏa thuận. Nội dung thông báo cần nêu rõ thông tin sai sót và phương án xử lý.

• Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế

Xuất hóa đơn điện tử mới, ghi rõ đây là hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn cũ đã phát hành bị sai sót về tên hàng hóa.

• • Đối với hóa đơn điều chỉnh: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”
  • Đối với hóa đơn thay thế: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”
• Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế

Người bán sử dụng chữ ký số để ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới nhằm đảm bảo giá trị pháp lý cho hóa đơn.

• Bước 4: Gửi hóa đơn mới cho cơ quan thuế (nếu sử dụng hóa đơn có mã)

Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã thì cần gửi lên hệ thống hóa đơn điều chỉnh/thay thế để được cấp mã hóa đơn mới.

• Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua và lưu trữ

Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua và lưu trữ theo các hình thức như email, hệ thống hóa đơn điện tử hoặc phương thức liên lạc đã thỏa thuận.

Sau khi gửi cho người mua, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điều chỉnh/thay thế, hóa đơn gốc cùng thông báo sai sót hoặc biên bản thỏa thuận để phục vụ công tác đối chiếu, thanh tra và quyết toán thuế.

Lưu ý: Trong trường hợp trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng một loại thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, thì được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho toàn bộ các hóa đơn điện tử đã sai trong tháng đó và đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Xem thêm:

3. Cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa trên MISA meInvoice

✅ Lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa trên MISA meInvoice

• Hóa đơn gốc ghi sai tên hàng hóa, tên hàng hóa trên hóa đơn: Áo sơ mi nữ và cần điều chỉnh lại tên đúng: Áo sơ mi nam.

=> Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa như sau:

• Chọn Tính chất HHDV là Ghi chú/diễn giải.
• Sau đó nhập nội dung điều chỉnh.

• Hóa đơn điều hàng hóa hiển thị thông tin điều chỉnh tương ứng.

✅ Lập hóa đơn thay thế sai tên hàng hóa trên MISA meInvoice

Để lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai tên hàng hóa, doanh nghiệp thực hiện theo những bước sau:

• Bước 1: Gửi hóa đơn lập sai cho người mua

Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách để gửi cho khách hàng, trường hợp đã gửi người mua thì bỏ qua bước này.

• Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn

Hướng dẫn lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn

• Bước 3: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn

Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn

• • Vào mục Xử lý hóa đơn lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.

• • Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, chọn Đồng ý.

• • Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.

• • Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn, nhấn Phát hành.

Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế

• • Trên danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn thay thế

• • Nhập nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã tương tự cách 1.

Đọc chi tiết:

 

Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số

Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng Xml, PDF về.

Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây: