[Giải đáp] Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không là thắc mắc phổ biến của nhiều kế toán cũng như doanh nghiệp hiện nay. Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn cho khoản tạm ứng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn và thuế. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ giải đáp đầy đủ về vấn đề tạm ứng có cần xuất hóa đơn không theo quy định mới nhất.

1. Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:

Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Theo quy định, khoản tiền tạm ứng hoặc đặt cọc không được coi là căn cứ để lập hóa đơn trong trường hợp đó là khoản tiền nhằm bảo đảm việc thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ:

• Kế toán, kiểm toán
• Tư vấn tài chính, thuế
• Thẩm định giá
• Khảo sát, thiết kế kỹ thuật
• Tư vấn giám sát
• Lập dự án đầu tư xây dựng.

Tuy nhiên, khi công việc hoặc dịch vụ đã hoàn thành, tổ chức/cá nhân cung cấp dịch vụ có trách nhiệm lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa, kể cả trường hợp khoản tiền đó vẫn đang ở dạng tạm ứng.

Như vậy, đối với khoản tiền tạm ứng, đặt cọc nhận được trước khi hoàn thành công việc, bên cung cấp dịch vụ không phải lập và xuất hóa đơn, do thời điểm lập hóa đơn theo quy định được xác định tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; khoản tiền nhận trước chỉ là khoản tạm ứng hoặc đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

2. Các trường hợp tạm ứng vẫn phải xuất hóa đơn ngay

• Không thuộc danh sách dịch vụ đặc thù

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định: Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, không phân biệt đã hoàn thành dịch vụ hay chưa.

Đồng thời, nghị định cũng nêu rõ không áp dụng xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền đối với khoản thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cho một số dịch vụ đặc thù: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.

Do vậy, đối với nhóm dịch vụ này nếu khoản tiền nhận là tạm ứng hoặc đặt cọc để bảo đảm hợp đồng mà chưa xác định được phần giá trị dịch vụ hoàn thành thì chưa xuất hóa đơn. Ngược lại, nhóm hàng hóa không thuộc danh sách dịch vụ đặc thù thì xuất hóa đơn ngay.

• Tạm ứng nằm trong tiến độ thanh toán theo hợp đồng

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (trừ đặt cọc/tạm ứng đảm bảo thực hiện hợp đồng của nhóm dịch vụ đặc thù nêu trên).

Tạm ứng theo tiến độ thanh toán về bản chất là thu tiền trước/trong quá trình cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, nên thu đến đâu lập hóa đơn đến đó (trừ trường hợp thuộc ngoại lệ dịch vụ đặc thù).

• Khi hoàn thành dịch vụ/công việc

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định: Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Như vậy, dù trước đó chưa thu tiền hoặc đã thu một phần, thì khi nghiệm thu/hoàn thành dịch vụ vẫn phải lập hóa đơn cho phần giá trị dịch vụ hoàn thành (đảm bảo đúng tiến độ, nghiệm thu, thanh toán).

Để việc quản lý hóa đơn cho các khoản tạm ứng luôn đúng quy trình, tránh sai sót và rủi ro về thuế, doanh nghiệp nên lựa chọn các giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA hỗ trợ lập, xuất và quản lý hóa đơn chặt chẽ, tự động cảnh báo khi lập hóa đơn cho khoản tạm ứng, đảm bảo tuân thủ pháp luật kế toán – thuế. Trải nghiệm MISA meInvoice giúp doanh nghiệp luôn an tâm khi xử lý nghiệp vụ tạm ứng và xuất hóa đơn.

3. Lưu ý khi hạch toán và kê khai tiền tạm ứng

➤ Hạch toán tạm ứng

Quy trình xử lý kế toán và thuế đối với khoản tạm ứng như sau:

• Ghi nhận khoản tạm ứng

Tại thời điểm nhận tiền tạm ứng, ghi nhận:

• • Nợ các tài khoản 111/112 (tiền mặt/ngân hàng).
  • Có tài khoản 3387 (doanh thu chưa thực hiện).

Không ghi nhận khoản này vào doanh thu hoặc thuế giá trị gia tăng trong kỳ nhận tạm ứng, bảo đảm tuân thủ quy định về hạch toán và kê khai thuế.

• Xử lý khi nghiệm thu giai đoạn

Khi thực hiện nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành:

• • Lập biên bản nghiệm thu xác nhận giá trị thanh toán thực tế (bao gồm việc khấu trừ phần tạm ứng trước đó).
  • Xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho toàn bộ giá trị thanh toán (sau khi trừ phần tạm ứng), thuế giá trị gia tăng được tính trên giá trị chưa có thuế.
  • Khoản tạm ứng trước đó được điều chỉnh bằng cách ghi giảm tài khoản 3387 và ghi tăng doanh thu thực tế của kỳ phát sinh.

• Kê khai nghĩa vụ thuế

Doanh nghiệp chỉ kê khai hóa đơn GTGT đã phát hành sau khi hoàn thành nghiệm thu vào tờ khai thuế GTGT tháng/quý tương ứng. Phần tạm ứng không có tác động ngay đối với nghĩa vụ thuế GTGT, song doanh nghiệp phải theo dõi đầy đủ để đảm bảo việc khấu trừ, hạch toán được chính xác, đúng quy định.

• Lưu trữ chứng từ

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan, bao gồm:

• • Hợp đồng kinh tế
  • Biên bản tạm ứng
  • Biên bản nghiệm thu khối lượng
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với giao dịch trên 20 triệu đồng)

Các tài liệu này phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu, và làm cơ sở hợp pháp cho việc khấu trừ thuế đầu vào theo quy định pháp luật.

➤ Không kê khai thuế GTGT/TNDN

Khi lập hóa đơn cho khoản tạm ứng hoặc đặt cọc, doanh nghiệp phải ghi đầy đủ, chính xác các thông tin sau:

• Tên hàng hóa, dịch vụ:

Ghi rõ “Tiền tạm ứng hợp đồng…”, “Tiền đặt cọc hợp đồng…”, hoặc “Tiền thanh toán trước theo hợp đồng…”, đồng thời nêu rõ số hợp đồng và ngày ký kết.

• Đơn vị tính: Có thể để trống hoặc ghi là “Đồng”.
• Số lượng: Ghi “1”.
• Đơn giá: Ghi tổng số tiền tạm ứng hoặc đặt cọc.
• Thành tiền: Ghi tổng số tiền tạm ứng hoặc đặt cọc.
• Thuế suất giá trị gia tăng (GTGT):

Ghi “Không chịu thuế GTGT” hoặc “0%” nếu đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật. Theo bản chất, khoản tạm ứng, đặt cọc chưa phải là doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nên không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Khi kê khai, cần ghi rõ “Không chịu thuế GTGT”, không tính thuế GTGT trên hóa đơn.

Khi thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT cần lưu ý:

• Khoản tiền tạm ứng, đặt cọc không xác định là doanh thu chịu thuế GTGT tại thời điểm nhận tiền.
• Thuế GTGT chỉ phát sinh khi thực tế giao hàng hóa/dịch vụ và bên bán lập hóa đơn GTGT cho toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ thực hiện theo hợp đồng.
• Không lập hóa đơn có thuế GTGT cho khoản tạm ứng, đặt cọc; nếu lập sai có thể dẫn đến sai sót trong kê khai, hạch toán doanh thu và thuế GTGT đầu ra.

➤ Khi hoàn thành dịch vụ

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xác định nghĩa vụ lập hóa đơn đối với khoản tiền ứng trước được phân biệt như sau:

• Trường hợp đặt cọc/tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng

Nếu khoản tiền ứng trước hoặc đặt cọc được các bên xác định rõ trong hợp đồng là nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng, và tại thời điểm nhận tiền dịch vụ chưa được cung cấp, thì doanh nghiệp không phải lập hóa đơn cho khoản tiền này.

• Trường hợp thu tiền trước trong quá trình cung cấp dịch vụ

Trường hợp doanh nghiệp nhận tiền trước hoặc trong khi đang thực hiện cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, doanh nghiệp có trách nhiệm lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền theo quy định pháp luật.

Như vậy, doanh nghiệp chỉ kê khai thuế GTGT và thuế TNDN khi dịch vụ đã hoàn thành, hóa đơn được lập và bàn giao đầy đủ hồ sơ liên quan theo quy định. Khi đã lập hóa đơn, doanh nghiệp kê khai doanh thu tính thuế GTGT, thuế TNDN đúng kỳ phát sinh, đồng thời thực hiện chuyển khoản tạm ứng sang doanh thu.

➤ Rủi ro nếu xuất sai

Trường hợp doanh nghiệp đã xuất hóa đơn GTGT và kê khai thuế GTGT cho khoản tiền tạm ứng trong tình huống bất khả kháng, khi lập hóa đơn chính thức phải thực hiện đối chiếu, điều chỉnh số tiền thuế GTGT đã kê khai. Doanh nghiệp có thể thực hiện một trong các biện pháp sau:

• Điều chỉnh số tiền tương ứng trên hóa đơn chính thức để tránh trùng lặp doanh thu và số thuế GTGT phải nộp.
• Lập biên bản đối chiếu giữa các bên nhằm xác nhận giá trị đã tạm ứng, giá trị còn phải thanh toán và nghĩa vụ thuế phát sinh thực tế.
• Người mua cần thực hiện thanh toán phần giá trị hợp đồng còn lại sau khi đã trừ đi khoản tiền tạm ứng đã xuất hóa đơn GTGT trước đó.

Việc kê khai và điều chỉnh thuế trong các trường hợp này rất phức tạp, có nguy cơ sai sót nếu thực hiện không đúng quy định pháp luật. Xuất hóa đơn, kê khai thuế không đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ có thể bị xử phạt về hành vi khai sai, chậm kê khai hoặc khai không đúng kỳ thuế.

➤ Chứng từ thay thế

Khi phát sinh nghiệp vụ nhận tiền tạm ứng hoặc đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng các loại chứng từ sau, phù hợp quy định pháp luật kế toán, thuế:

• Phiếu thu:

Là chứng từ nội bộ cơ bản để xác nhận việc thu tiền mặt từ khách hàng. Nội dung phiếu thu phải thể hiện rõ số tiền, nội dung thu (ví dụ: “Tiền tạm ứng hợp đồng số…”), ngày thu, tên người nộp tiền và người thu tiền, có đầy đủ chữ ký theo quy định.

• Biên bản xác nhận tiền tạm ứng/đặt cọc:

Hai bên có thể lập biên bản xác nhận giao nhận tiền tạm ứng/đặt cọc, thể hiện cụ thể số tiền, nội dung, mục đích giao dịch và cam kết trách nhiệm của các bên liên quan.

• Hóa đơn bán hàng:

Áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc trường hợp khoản thu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Trên hóa đơn ghi rõ nội dung như hướng dẫn cho khoản tạm ứng/đặt cọc.

Như vậy, đối với doanh nghiệp kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, việc lập hóa đơn GTGT cho khoản tạm ứng khi chưa hoàn thành dịch vụ hoặc chuyển giao hàng hóa là không đúng quy định về thuế và hóa đơn. Do đó doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề này để tránh sai sót và bị xử phạt.

Qua phân tích trên, có thể thấy “tạm ứng có phải xuất hóa đơn không” phụ thuộc vào từng thời điểm và bản chất nghiệp vụ theo quy định pháp luật. Để tránh các rủi ro về thuế, doanh nghiệp và kế toán cần tuân thủ đúng quy trình lập hóa đơn đối với khoản tạm ứng. Hy vọng bài viết đã giúp bạn làm rõ yêu cầu xuất hóa đơn khi nhận tạm ứng, hỗ trợ đơn vị tuân thủ tốt hơn các quy định về hóa đơn, kế toán.

Để đảm bảo an toàn nghiệp vụ khi xử lý hóa đơn liên quan đến tạm ứng, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các phần mềm hỗ trợ chuyên biệt. MISA  tích hợp chức năng kiểm soát quy trình lập hóa đơn cho tạm ứng, giảm thiểu sai sót và rủi ro pháp lý, đồng thời cập nhật liên tục các quy định mới nhất.

Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tự động cập nhật dữ liệu từ Tổng cục Thuế, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ 5 NGÀY đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây: