[MỚI] Quy định về cách xuất hóa đơn học phí

Nắm rõ cách xuất hóa đơn học phí chính xác là điều cần thiết giúp các trường học, trung tâm đào tạo hoạt động đúng luật. Hãy cùng tìm hiểu các quy định quan trọng ngay sau đây.

1. Hóa đơn học phí là gì?

Hóa đơn học phí là tài liệu do các cơ sở giáo dục như trường học, đại học, hoặc trung tâm đào tạo phát hành, nhằm yêu cầu người học hoặc phụ huynh thanh toán các khoản phí liên quan đến dịch vụ giáo dục, bao gồm học phí, phí đăng ký, hoặc các chi phí khác.

Căn cứ vào Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường công lập thuộc diện không chịu thuế VAT thường sử dụng biên lai thu tiền thay vì hóa đơn. Ngược lại, các cơ sở giáo dục tư nhân, nếu chịu thuế, phải xuất hóa đơn điện tử ghi rõ thông tin như “học phí khóa học” kèm thuế VAT 10%.

Ví dụ, một trường đại học công lập thu 10 triệu đồng/học kỳ sẽ cấp biên lai, trong khi trung tâm ngoại ngữ tư nhân có thể xuất hóa đơn VAT.

1.1 Tại sao ngành giáo dục nên chuyển sang hóa đơn điện tử?

Ngành giáo dục nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử vì những lợi ích thiết thực và phù hợp với xu hướng hiện đại hóa, cụ thể như sau:

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, các tổ chức thuộc diện chịu thuế phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ năm 2022. Dù giáo dục công lập được miễn thuế VAT, các cơ sở tư nhân hoặc dịch vụ bổ trợ vẫn cần đáp ứng yêu cầu này, thúc đẩy ngành giáo dục bắt kịp chuyển đổi số.

Hóa đơn điện tử loại bỏ nhu cầu in ấn, lưu trữ giấy tờ, và gửi hóa đơn qua đường bưu điện. Ví dụ, một trường đại học với hàng nghìn sinh viên có thể giảm đáng kể chi phí giấy mực và nhân lực so với việc phát hành hóa đơn giấy truyền thống.

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống số, dễ dàng tra cứu, kiểm soát và đối chiếu. Điều này giúp các cơ sở giáo dục tránh thất thoát dữ liệu và đảm bảo tính minh bạch trong thu chi, đặc biệt khi tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

Phụ huynh hoặc học sinh có thể nhận hóa đơn qua email, ứng dụng hoặc cổng thông tin điện tử, thay vì phải đến trường nhận trực tiếp. Điều này đặc biệt hữu ích trong bối cảnh học trực tuyến ngày càng phổ biến.

2. Quy định mới hóa đơn học phí ngành giáo dục

2.1 Đối tượng và hình thức hóa đơn khi thu học phí

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, bao gồm cả các cơ sở giáo dục hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cơ sở giáo dục có trách nhiệm xuất hóa đơn điện tử cho học sinh, sinh viên tương ứng với mỗi lần thu học phí.

Theo Khoản 13, Điều 4, Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế GTGT và Nghị định 209/2013/NĐ-CP quy định:

Đối tượng không phải đóng thuế GTGT khi thu học phí

Các hoạt động dạy học, dạy nghề như dạy ngoại ngữ, tin học, múa, hát, thể thao, nuôi dạy trẻ, hoặc bồi dưỡng kiến thức chuyên môn thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.

Với các cơ sở giáo dục từ mầm non đến THPT, nếu thu thêm tiền ăn, tiền đưa đón học sinh, hoặc các khoản thu hộ, chi hộ, những khoản này cũng không chịu thuế GTGT.

Ví dụ: Một trường mầm non thu 3 triệu đồng học phí và 1 triệu đồng tiền ăn sẽ không phải tính thuế GTGT cho cả hai khoản này.

Cạnh đó, theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, các trường công lập trường tiểu học, THCS, THPT, hoặc đại học công không chịu thuế VAT chỉ cấp biên lai thu tiền, không xuất hóa đơn VAt. Một số cơ sở giáo dục sử dụng phiếu thu nội bộ để ghi nhận khoản học phí mà không cần hóa đơn GTGT.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

 

Đối tượng phải đóng thuế GTGT khi thu học phí: 

Nếu cơ sở giáo dục là doanh nghiệp hoặc tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn, phải lập hóa đơn khi thu học phí. Hình thức hóa đơn trong trường hợp này là:

• Hóa đơn GTGT: Trên hóa đơn, ghi rõ “thu học phí” và áp dụng mức thuế suất 0% hoặc ghi “không chịu thuế GTGT” (không ghi thuế suất). Tổng giá trị thanh toán là số tiền học phí thực thu, không bao gồm thuế GTGT.
• Hóa đơn bán hàng: Nếu doanh nghiệp không thuộc diện sử dụng hóa đơn GTGT (theo Thông tư 39/2014/TT-BTC),  phải sử dụng hóa đơn bán hàng để ghi nhận khoản thu học phí.
• Hóa đơn điện tử: Từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, nếu cơ sở giáo dục là doanh nghiệp, phải lập hóa đơn điện tử khi thu học phí..

Nếu cơ sở giáo dục thu các khoản như bán sách, đồng phục, hoặc dịch vụ không liên quan trực tiếp đến dạy học và không phải thu hộ, chi hộ, các khoản này chịu thuế GTGT.

Ví dụ: Trường tư bán đồng phục 300 nghìn đồng phải xuất hóa đơn kèm thuế GTGT.

2.2 Thời điểm xuất hóa đơn học phí

Theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử khi thu học phí được xác định như sau:

Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ giáo dục (ví dụ: cuối kỳ học, cuối khóa học). Tuy nhiên, nếu cơ sở giáo dục thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Thực tế học sinh, sinh viên thường đóng học phí vào đầu năm học hoặc đầu học kỳ (ví dụ: tháng 8 hoặc tháng 9 cho kỳ 1). Trong trường hợp này, học phí được thu trước khi dịch vụ giáo dục hoàn thành, do đó thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Ví dụ: Nếu học phí kỳ 1 năm học 2025-2026 được thu vào ngày 1/9/2025, thì hóa đơn điện tử phải được xuất vào ngày 1/9/2025.

Cạnh đó, trường hợp nếu thu học phí cho cả năm học vào đầu năm (ví dụ: 20 triệu đồng cho năm học 2025-2026 vào ngày 1/9/2025), hóa đơn vẫn được xuất vào ngày 1/9/2025, ghi rõ nội dung “Học phí năm học 2025-2026”.

Ngoài ra, nếu học phí được chia thành nhiều đợt (ví dụ: 3 đợt trong kỳ học), mỗi lần thu tiền phải xuất một hóa đơn điện tử vào ngày thu tiền của từng đợt.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay.

 

3. Nôi dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử thu học phí

Nội dung trên hóa đơn điện tử của ngành giáo dục – đào tạo phải đáp ứng đầu đủ quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cụ thể:

• Tên và ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số và số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất và cộng tiền thuế giá trị gia tăng (nếu là hóa đơn giá trị gia tăng)
• Tổng số tiền thanh toán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và của người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử; Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Dựa trên những quy định pháp luật trên, MISA xin phép đưa ra mẫu hóa đơn điện tử được thiết kế bởi phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice dành riêng cho ngành giáo dục – đào tạo như sau:

Mẫu hóa đơn điện tử lĩnh vực giáo dục được thiết kế trên MISA meInvoice